E-Commerce
Ecommerce, atau Electronic Commerce merupakan salah satu teknologi yang berkembang pesat dalam dunia per-internet-an. Penggunaann sistem E-Com, begitu biasanya Ecommerce disingkat, sebenarnya dapat menguntungkan banyak pihak, baik pihak konsumen, maupun pihak produsen dan penjual (retailer). Di Indonesia, sistem Ecom ini kurang populer, karena banyak pengguna internet yang masih menyangsikan keamanan sistem ini, dan kurangnya pengetahuan mereka mengenai apa itu E-Com yang sebenarnya.
Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunanya kini ialah e-commerce. Makhluk apa sesungguhnya e-commerce itu, bagaimana ia dapat mempermudah penggunanya, serta peran pentingnya akan dibahas dalam tulisan ini.
Pengertian E-Commerce
Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic Business (bisnis yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission), oleh para ahli dan pelaku bisnis dicoba dirumuskan definisinya. Secara umum e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan/perniagaan barang atau jasa (trade of goods and service) dengan menggunakan media elektronik. Jelas, selain dari yang telah disebutkan di atas, bahwa kegiatan perniagaan tersebut merupakan bagian dari kegiatan bisnis. Kesimpulannya, “e-commerce is a part of e-business”.
Media elektronik yang dibicarakan di dalam tulisan ini untuk sementara hanya difokuskan dalam hal penggunaan media internet. Pasalnya, penggunaan internetlah yang saat ini paling populer digunakan oleh banyak orang, selain merupakan hal yang bisa dikategorikan sebagai hal yang sedang ‘booming’. Perlu digarisbawahi, dengan adanya perkembangan teknologi di masa mendatang, terbuka kemungkinan adanya penggunaan media jaringan lain selain internet dalam e-commerce. Jadi pemikiran kita jangan hanya terpaku pada penggunaan media internet belaka.
Penggunaan internet dipilih oleh kebanyakan orang sekarang ini karena kemudahan-kemudahan yang dimiliki oleh jaringan internet, yaitu:
Internet sebagai jaringan publik yang sangat besar (huge/widespread network), layaknya yang dimiliki suatu jaringan publik elektronik, yaitu murah, cepat dan kemudahan akses.
Menggunakan electronic data sebagai media penyampaian pesan/data sehingga dapat dilakukan pengiriman dan penerimaan informasi secara mudah dan ringkas, baik dalam bentuk data elektronik analog maupun digital.
Dari apa yang telah diuraikan di atas, dengan kata lain; di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan/perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.
E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menyangkut konsumen (consumers), manufaktur (manufactures), service providers dan pedagang perantara (intermediaries) dengan menggunakan jaringan-jaringan komputer (komputer networks) yaitu internet.
Julian Ding dalam bukunya E-commerce: Law & Practice, mengemukakan bahwa e-commerce sebagai suatu konsep yang tidak dapat didefinisikan. E-commerce memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda.
Karakteristik E-Commerce.
Berbeda dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce memiliki beberapa karakteristik yang sangat khusus, yaitu :
Transaksi tanpa batas
Sebelum era internet, batas-batas geografi menjadi penghalang suatu perusahaan atau individu yang ingin go-international. Sehingga, hanya perusahaan atau individu dengan modal besar yang dapat memasarkan produknya ke luar negeri.Dewasa ini dengan internet pengusaha kecil dan menengah dapat memasarkan produknya secara internasional cukup dengan membuat situs web atau dengan memasang iklan di situs-situs internet tanpa batas waktu (24 jam), dan tentu saja pelanggan dari seluruh dunia dapat mengakses situs tersebut dan melakukan transaksi secara on line.
Transaksi anonim
Para penjual dan pembeli dalam transaksi melalui internet tidak harus bertemu muka satu sama lainnya. Penjual tidak memerlukan nama dari pembeli sepanjang mengenai pembayarannya telah diotorisasi oleh penyedia sistem pembayaran yang ditentukan, yang biasanya dengan kartu kredit.
Produk digital dan non digital
Produk-produk digital seperti software komputer, musik dan produk lain yang bersifat digital dapat dipasarkan melalui internet dengan cara mendownload secara elektronik. Dalam perkembangannya obyek yang ditawarkan melalui internet juga meliputi barang-barang kebutuhan hidup lainnya.
Produk barang tak berwujud
Banyak perusahaan yang bergerak di bidang e-commercen dengan menawarkan barang tak berwujud separti data, software dan ide-ide yang dijual melalui internet.
Implementasi e-commerce pada dunia industri yang penerapannya semakin lama semakin luas tidak hanya mengubah suasana kompetisi menjadi semakin dinamis dan global, namun telah membentuk suatu masyarakat tersendiri yang dinamakan Komunitas Bisnis Elektronik (Electronic Business Community). Komunitas ini memanfaatkan cyberspace sebagai tempat bertemu, berkomunikasi, dan berkoordinasi ini secara intens memanfaatkan media dan infrastruktur telekomunikasi dan teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya sehari-hari. Seperti halnya pada masyarakat tradisional, pertemuan antara berbagai pihak dengan beragam kepentingan secara natural telah membentuk sebuah pasar tersendiri tempat bertemunya permintaan (demand) dan penawaran (supply). Transaksi yang terjadi antara demand dan supply dapat dengan mudah dilakukan walaupun yang bersangkutan berada dalam sisi geografis yang berbeda karena kemajuan dan perkembangan teknologi informasi, yang dalam hal ini adalah teknologi e-commerce.
Secara umum e-commerce dapat diklasifasikan menjadi dua jenis yaitu; Business to Business (B2B) dan Business to Consumer (B2C).
Business to Business (B2B) adalah sistem komunikasi bisnis on-line antar pelaku bisnis, sedangkan Business to Consumer (B2C) merupakan mekanisme toko on-line (electronic shopping mall), yaitu transaksi antara e-merchant dengan e-customer
Dalam Business to Business pada umumnya transaksi dilakukan oleh para trading partners yang sudah saling kenal dengan format data yang telah disepakati bersama. Sedangkan dalam Business to Customer sifatnya terbuka untuk publik, sehingga setiap individu dapat mengaksesnya melalui suatu web server. Dalam kajian ini, untuk selanjutnya yang akan dibahas adalah Business to
Customer.
Mekanisme E-Commerce.
Transaksi elektronik antara e-merchant (pihak yang menawarkan barang atau jasa melalui internet) dengan e-customer (pihak yang membeli barang atau jasa melalui internet) yang terjadi di dunia maya atau di internet pada umumnya berlangsung secara paperless transaction, sedangkan dokumen yang digunakan dalam transaksi tersebut bukanlah paper document, melainkan dokumen
elektronik (digital document).
Kontrak on line dalam e-commerce menurut Santiago Cavanillas dan A. Martines Nadal, seperti yang dikutip oleh Arsyad Sanusi memiliki banyak tipe dan variasi yaitu :
Kontrak melalui chatting dan video conference;
Kontrak melalui e-mail;
Kontrak melalui web atau situs.
Chatting dan Video Conference adalah alat komunikasi yang disediakan oleh internet yang biasa digunakan untuk dialog interaktif secara langsung. Dengan chatting seseorang dapat berkomunikasi secara langsung dengan orang lain persis seperti telepon, hanya saja komunikasi lewat chatting ini adalah tulisan atau pernyataan yang terbaca pada komputer masing-masing.
Sesuai dengan namanya, video conference adalah alat untuk berbicara dengan beberapa pihak dengan melihat gambar dan mendengar suara secara langsung pihak yang dihubungi dengan alat ini. Dengan demikian melakukan kontrak dengan menggunakan jasa chatting dan video conference ini dapat dilakukan secara langsung antara beberapa pihak dengan menggunakan sarana komputer atau monitor televisi.
Kontrak melalui e-mail adalah salah satu kontrak on-line yang sangat populer karena pengguna e-mail saat ini sangat banyak dan mendunia dengan biaya yang sangat murah dan waktu yang efisien. Untuk memperoleh alamat e-mail dapat dilakukan dengan cara mendaftarkan diri kepada penyedia layanan e-mail gratis atau dengan mendaftarkan diri sebagai subscriber pada server atau ISP tertentu. Kontrak e-mail dapat berupa penawaran yang dikirimkan kepada seseorang atau
kepada banyak orang yang tergabung dalam sebuah mailing list, serta penerimaan dan pemberitahuan penerimaan yang seluruhnya dikirimkan melalui e-mail.
Di samping itu kontrak e-mail dapat dilakukan dengan penawaran barangnya diberikan melalui situs web yang memposting penawarannya, sedangkan penerimaannya dilakukan melalui e-mail.
Kontrak melalui web dapat dilakukan dengan cara situs web seorang supplier (baik yang berlokasi di server supplier maupun diletakkan pada server pihak ketiga) memiliki diskripsi produk atau jasa dan satu seri halaman yang bersifat self-contraction, yaitu dapat digunakan untuk membuat kontrak sendiri, yang memungkinkan pengunjung web untuk memesan produk atau jasa tersebut.
Para konsumen harus menyediakan informasi personal dan harus menyertakan nomor kartu kredit.
Selanjutnya, mekanismenya adalah sebagai berikut:
- untuk produk on line yang berupa software, pembeli diizinkan untuk men-download-nya;
- untuk produk yang berwujud fisik, pengiriman barang dilakukan sampai di rumah konsumen;
- untuk pembelian jasa, supplier menyediakan untuk melayani konsumen sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam perjanjian.
Mekanisme transaksi elektronik dengan e-commerce dimulai dengan adanya penawaran suatu produk tertentu oleh penjual (misalnya bertempat kedudukan di USA) di suatu website melalui server yang berada di Indonesia (misalnya detik.com). Apabila konsumen Indonesia melakukan pembelian, maka konsumen tersebut akan mengisi order mail yang telah disediakan oleh pihak penjual.
Keuntungan dan Kerugian E-commerce
KEUNTUNGAN DAN KEKURANGAN DARI E-COMMERCE
Dalam implementasinya, keuntungan dari e-commerce tidak saja dirasakan oleh para pebisnis tetapi juga dapat dirasakan oleh konsumen, masyarakat luas dan pemerintah. Di bawah ini merupakan gambaran keuntungan dan kekurangan dari e-commerce yang dirangkum dalam tiga bagian, dalam prespektif produsen, konsumen serta masyarakat dan pemerintahan. Adapun keuntungan e-commerce pada produsen adalah:
- Memberikan kesempatan kepada produsen untuk meningkatkan pemasaran produk/servicenya secara global.
- Mengurangi penggunaan paper/kertas di berbagai aktifitas mulai dari tahapan desain, produksi, pengepakan, pengiriman, distribusi hingga marketing.
- Mengurangi waktu delay dari pengiriman dan penyimpanan karena antara sistem produksi, pengepakan, penyimpanan dan distribusi terkoneksi secara online.
- Membantu perusahaan-perusahaan yang memproduksi produk/service yang sangat spesifik yang tidak dapat dipasarkan dalam bisnis secara fisik, karena keterbatasan konsumen, tempat dan biaya promosi yang tinggi.
- Mengurangi waktu dan biaya prosmosi dari produk/service yang dipasarkan karena tersedianya informasi secara menyeluruh di internet sepanjang waktu. Adapun keuntungan e-commerce pada konsumen adalah:
- Memberikan kesempatan konsumen yang berada di belahan dunia manapun untuk dapat menggunakan sebuah produk/service yang dihasilkan dari belahan dunia yang berbeda dan melakukan transaksi dan meraih informasi dari pihak pertama sepanjang tahun.
- Memberikan kesempatan konsumen untuk mendapatkan produk/service terbaik dari berbagai pilihan yang ada karena konsumen mendapat kesempatan untuk memilih berbagai jenis produk/service secara langsung.
- Memberikan kesempatan bagi konsumen yang terpisah tempat tinggalnya dari produsen untuk berinteraksi, berdiskusi dan bertukar pengalaman. Sehingga akan sangat menguntungkan produsen untuk meningkatkan kualitas produk/servicenya sesuai dengan yang diinginkan oleh konsumen. Adapun keuntungan e-commerce pada masyarakat dan pemerintah adalah:
- Semakin banyak manusia yang bekerja dan beraktifitas di rumah dengan menggunakan internet berarti mengurangi perjalanan untuk bekerja, belanja dan aktifitas lainnya, sehingga mengurangi kemacetan jalan dan mereduksi polusi udara.
- Meningkatkan daya beli dan kesempatan masyarakat untuk mendapatkan produksi/service yang terbaik karena perusahaan yang mengeluarkan produk/service dapat menjualnya lebih murah karena biaya produksi yang rendah.
- Mengurangi pengangguran karena masyarakat semakin bergairah untuk berbisnis karena cara kerja yang gampang dan tanpa modal yang besar.
- Meningkatkan daya kreatifitas masyarakat, berbagai jenis produk dapat dipasarkan dengan baik, sehingga akhirnya juga membantu pemerintah untuk menggairahkan perdagangan khususnya usaha kecil menengah. Secara umum, implementasi e-commerce dalam bisnis dapat meningkatkan kualitas dari produk/service serta menurunkan biaya produksi yang akhirnya akan menurunkan harga penjualan. Ketika konsumen dapat memilih produk/service yang terbaik baginya, produsen terus semakin berlomba meningkatkan kualitas dari produk/service yang ada dan terus mencari ide-ide baru yang disukai pasar serta berusaha mengurangi biaya produksi agar tetap mendapatkan harga produk/service yang terjangkau. Jika siklus ini berjalan dengan baik, tingkat produksi dan kualitas akan terus meningkat, ragam dari produk/service akan semakin banyak dan harga akan semakin terjangkau. Selain itu semakin menumbuhkan kreatifitas dan keberanian bagi pemula bisnis untuk memulai usahanya karena setiap orang dapat memulai bisnisnya walau sekecil apapun dan sebegitu spesial produk/service yang dihasilkan.
Bagi pihak konsumen, menggunakan E-Com dapat membuat waktu berbelanja menjadi singkat. Tidak ada lagi berlama-lama mengelilingi pusat pertokoan untuk mencari barang yang diinginkan. Selain itu, harga barang-barang yang dijual melalui E-Com biasanya lebih murah dibandingkan dengan harga di toko, karena jalur distribusi dari produsen barang ke pihak penjual lebih singkat dibandingkan dengan toko konvensional.
Online shopping menyediakan banyak kemudahan dan kelebihan jika dibandingkan dengan cara belanja yang konvensional. Selain bisa menjadi lebih cepat, di internet telah tersedia hampir semua macam barang yang biasanya dijual secara lengkap. Selain itu, biasanya informasi tentang barang jualan tersedia secara lengkap, sehingga walaupun kita tidak membeli secara on-line, kita bisa mendapatkan banyak informasi penting yang diperlukan untuk memilih suatu produk yang akan dibeli Mekanisme E-Commerce Pembeli yang hendak memilih belanjaan yang akan dibeli bisa menggunakan ‘shopping cart’ untuk menyimpan data tentang barang-barang yang telah dipilih dan akan dibayar. Konsep ‘shopping cart’ ini meniru kereta belanja yang biasanya digunakan orang untuk berbelanja di pasar swalayan. ‘Shopping cart’ biasanya berupa formulir dalam web, dan dibuat dengan kombinasi CGI, database, dan HTML. Barang-barang yang sudah dimasukkan ke shopping cart masih bisa di-cancel, jika pembeli berniat untuk membatalkan membeli barang tersebut.
Jika pembeli ingin membayar untuk barang yang telah dipilih, ia harus mengisi form transaksi. Biasanya form ini menanyakan identitas pembeli serta nomor kartu kredit. Karena informasi ini bisa disalahgunakan jika jatuh ke tangan yang salah, maka pihak penyedia jasa e-commerce telah mengusahakan agar pengiriman data-data tersebut berjalan secara aman, dengan menggunakan standar security tertentu. Setelah pembeli mengadakan transaksi, retailer akan mengirimkan barang yang dipesan melalui jasa pos langsung ke rumah pembeli. Beberapa cybershop menyediakan fasilitas bagi pembeli untuk mengecek status barang yang telah dikirim melalui internet. Software untuk Pembuatan E-Commerce Dalam pembuatan ‘toko’ di internet (atau biasa disebut dengan istilah cybershop), diperlukan software-software tertentu untuk mengatur inventarisasi barang dan proses transaksi jual beli barang. Di pasaran, sudah terdapat software-software khusus untuk membuat sistem E-Com, seperti Intershop Online keluaran Intershop Communications, Merchant Server keluaran Microsoft Corp, dan Electronic Commerce Suite keluaran iCat. Software-software itu khusus dijual kepada pihak-pihak yang berniat membangun cybershop, dan dijual dengan harga ribuan dollar. Pada umumnya software-software untuk pembuatan E-Commerce ini menggunakan database untuk penyusunan katalog. Database yang digunakan biasanya adalah DB2, Oracle, atau SQL.
Alternatif Pembayaran untuk E-Commerce Untuk pembayaran, e-commerce menyediakan banyak alternatif. Caranya adalah dengan terlebih dahulu mendaftar sebagai customer pada web tersebut. Pembeli yang telah mempunyai kartu kredit dapat menggunakan kartu tersebut untuk pembayaran. Selain kartu kredit, alternatif lainnya adalah dengan menggunakan e-cash. E-cash sebenarnya merupakan suatu account khusus untuk pembayaran melalui internet. Account tersebut dibuka dengan menggunakan kartu kredit yang dipunyai sebelumnya. Customer hanya perlu mengisi pada account e-cashnya untuk digunakan. Alternatif lain dalam pembayaran di internet adalah dengan menggunakan smartcard. Di Singapura, smartcard dikenal dengan istilah cash card. Pemakaian smartcard ini hampir sama dengan pemakaian kartu ATM yang biasa dipakai untuk berbelanja, yaitu pada saat transaksi, uangnya didebet langsung dari account di bank. Untuk pembayaran di internet, user harus memiliki ‘smart card reader’. Dalam pemakaiannya, alat khusus ini disambungkan ke port serial di komputer. Pada saat melakukan transaksi, kartu smart card harus digesekkan ke alat tersebut, sehingga chip yang terdapat di kartu dapat dibaca oleh komputer. Untuk softwarenya, digunakan software bernama ‘e-wallet’. Contoh web site yang telah menyediakan smartcard untuk pembayaran adalah http://www.discvault.com. Selain dengan ketiga cara di atas, terdapat alternatif pembayaran yang relatif baru dan belum begitu populer. Alternatif ini adalah penggunaan iCheck, yaitu metode pembayaran dengan menggunakan cek. Pembayaran ini membutuhkan nomor cek milik customer. Web site yang menyediakan penjelasan mengenai cara pembayaran ini adalah http://www.icheck.com.
Keamanan di E-Commerce Dalam prakteknya, berbelanja di web memerlukan koneksi ke internet dan browser yang mendukung transaksi elektronik yang aman, seperti Microsoft Internet Explorer dan Netscape Navigator. Microsoft dan Netscape, bekerja sama dengan perusahaan kartu kredit (Visa dan MasterCard), serta perusahaan-perusahaan internet security (seperti VeriSign), telah membuat standar enkripsi khusus yang membuat transaksi melalui web menjadi sangat aman. Bahkan, Visa dan MasterCard menyediakan jaminan keamanan 100% kepada pengguna credit cardnya yang menggunakan e-com. Yang menandakan suatu retailer web site aman atau tidak adalah adanya tanda khusus yang muncul di status bar di bagian bawah layar browser. Pada IE, tanda yang muncul adalah tanda gembok terkunci di pojok kanan status bar. Sedangkan pengguna Netscape Navigator, akan melihat tanda kunci di pojok kiri status bar. Jika tanda-tanda tersebut muncul, berarti Anda sedang ter-connect pada server yang aman. Walaupun begitu, karena standar yang dipakai untuk secure connection ini relatif baru, belum semua cybershop menggunakan standar ini.
Kumpulan dari banyak cybershop yang telah terintegrasi dinamakan cybermall. Beberapa cybermall akan mengecek terlebih dahulu legitimasi dari cybershop yang akan masuk, sehingga dapat menghindari adanya cybershop yang palsu. Beberapa cybermall juga menyediakan jasa-jasa tambahan, seperti billing atau tagihan yang tersentralisasi, menjadikan proses belanja menjadi lebih mudah dan aman.
Mekanisme SET Standar enkripsi yang digunakan dalam e-commerce pada saat ini adalah SET (Secure Electronic Transaction). Selain digunakan untuk pembayaran dengan credit card, SET juga digunakan untuk pembayaran dengan smartcard. Dengan menggunakan SET, kerahasiaan informasi customer (berupa nama dan nomor kartunya) bisa dijaga. SET juga bisa menjaga autotentifikasi atau identitas penjual dan customer, sehingga tidak bisa disalahgunakan oleh sembarang orang. SET menggunakan suatu kriptografi khusus yang dinamakan asymmetric cryptography untuk menjamin keamanan suatu transaksi. Asymmetric cryptography ini juga disebut dengan nama Public-key Cryptography. Enkripsi ini menggunakan dua kunci/key (yaitu kode), satu kunci digunakan untuk meng-enkripsi data, dan kunci lainnya untuk men-dekripsi data tersebut. Kedua kunci tersebut terhubung secara matematis dengan rumus tertentu, sehingga data yang telah di-enkripsi oleh suatu kunci hanya bisa di-dekripsi dengan menggunakan kunci pasangannya. Setiap user mempunyai dua kunci, yaitu puclic key dan private key. User dapat menyebarkan public key secara bebas. Karena adanya hubungan yang khusus antara kedua kunci, user dan siapa pun yang menerima public key tersebut mendapat jaminan bahwa data yang telah dienkripsi dengan suatu public key dan dikirimkan ke user hanya bisa didekripsi oleh private key. Keamanan ini terjamin selama user dapat menjaga kerahasiaan private key. Pasangan key ini harus dibuat secara khusus oleh user. Algoritma yang biasanya digunakan untuk pembuatan key adalah algoritma RSA (dinamakan berdasarkan inisial pembuatnya, yaitu : Rivest, Shamir, dan Adleman).
Artinya, suatu pihak pengelola e-commerce yang menggunakan SET, harus membuat pasangan key khusus untuk webnya. Public key akan disebarkan, dan hal ini biasanya dilakukan melalui penyebaran web browser. Public key disertakan secara gratis untuk setiap web browser, dan telah tersedia jika browser tersebut diinstall. Private key, pasangan untuk pasangan public key tersebut disimpan oleh pengelola e-com.
Jika pembeli menggunakan browser untuk mengirim form transaksi, pembeli tersebut akan menggunakan public key yang telah tersedia di web browsernya. Orang lain yang tidak mempunyai private key pasangannya, tidak akan bisa men-dekripsi data form yang dikirim dengan public key tersebut. Setelah data sampai ke pengelola e-com, data tersebut akan di-dekripsi dengan menggunakan private key. Artinya, hanya pengelola e-com yang bisa mendapatkan data itu dalam bentuk yang sebenarnya, dan data identitas serta nomor kartu kredit customer tidak akan jatuh ke tangan yang tidak berhak.
E-Com di Indonesia Sampai saat ini, web resmi yang telah menyelenggarakan e-commerce di Indonesia adalah RisTI Shop. Risti, yaitu Divisi Riset dan Teknologi Informasi milik PT. Telkom, menyediakan prototipe layanan e-commerce untuk penyediaan informasi produk peralatan telekomunikasi dan non-telekomunikasi. Web ini juga telah mendukung proses transaksi secara online. Selain RisTI, tampaknya belum ada web lain yang menyelenggarakan e-com di Indonesia. Padahal, untuk membuat sistem e-com, investasi yang dikeluarkan tidak sebesar membangun suatu toko yang sebenarnya. Selain itu, lingkup pemasaran produknya bisa jauh lebih luas, karena tidak terbatas pada satu kota tertentu. Selain itu, biaya penyelenggaraan dan promosi pada e-com juga lebih kecil jika dibandingkan dengan sistem toko yang konvensional. Dengan banyak hal yang menguntungkan tersebut, diharapkan di Indonesia akan ada pihak-pihak tertentu yang bisa membuat dan mengelola e-commerce, sehingga akan menguntungkan semua pihak di Indonesia, baik penjual maupun pembeli.
Minggu, 30 Oktober 2011
Jumat, 07 Oktober 2011
PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN ORGANISASI
PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN ORGANISASI
PENDAHULUAN
SIM adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan penyebaran informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Sistem yang telah maju tidak hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi juga memberikan bantuan pengambilan keputusan kepada manajemen. Meskipun jarang terjadi, sistem terprogramkan mampu memonitor dan mengarahkan operasi-operasi tertentu tanpa bantuan manusia.
Data SIM terdiri atas data masukan, data operasi, data keluaran, dan sebuah pengaturan umpan balik. Data ini dikirimkan dan diolah oleh suatu unit pengolahan pusat (CPU) di dalam komputer. Arus informasi merupakan catatan secara terus menerus tentang jumlah satuan informasi yang banyak sekali. Agar menjadi efektif, maka SIM harus mendapat data sedekat-dekatnya dengan titik asalnya dan kemudian menyalurkannya ke tempat-tempat pengolah informasi di mana data itu akan digunakan.
Data masukan biasanya terdiri atas unsur-unsur seperti banyaknya bahan mentah, tanggal penyerahan, harga produk, biaya tenaga kerja dan lainlain. Data operasi meliputi unsur-unsur seperti angka produksi, biaya mesin, dan pekerjaan dalam proses. Data keluaran mengandung informasi tentang unsur-unsur seperti barang-barang potongan, tingkat inventaris akhir dan tanggal pengiriman. Data ini disampaikan melalui saluran komunikasi ke unit pengolah yang dalam sistem informasi yang kompleks terdiri atas komputer-komputer elektronik dan perlengkapan-perlengkapan yang berhubungan. Unit masukan pencatat data pada umurnnya terdiri atas pencatatan dengan tangan oleh orang-orang bila dikerjakan secara manual, dan dalam beberapa hal pencatatan data di atas kartu berlubang (punched card) atau pita berlubang (punched tape). Apabila data bergerak menuju ke unit pengolah, maka data tersebut disusun menjadi bentuk-bentuk yang lebih berguna dan menjadi masukan ke dalam proses perencanaan dan pemecahan masalah.
Pengaturan umpan tralik (feedback loop) terdiri atas saluran-saluran informasi yang menyampaikan masukan yang telah diolah. operasi, dan data keluaran kepada langkah-langkah analisis dan keputusan sehingga rencana rencana dan standar-standar dapat dinilai dan petunjuk-petunjuk kontrol dapat disampaikan ke bawah kepada tingkat-tingkat operasi organisasi.
Komputer dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, dan mempunyai sifat seperti kecepatan yang tinggi, ketelitian dan kemampuan menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. Komputer dapat melaksanakan kebanyakan jenis pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan oleh manusia dengan lebih cepat dan dengan kesalahan-kesalahany ang lebih sedikit. Komputer dapat membaca data dari ratusan kartu berlubang dalam waktu yang sangat singkat; menyimpan jutaan sifat atau angka untuk kemudian dapat diperoleh kembali seketika, melaksanakan bermacam-macam perhitungan yang sangat sulit, menulis surat yang telah diprogramkan, membuat gambar, kurva, grafik dan sebagainya. Komputer tidak dapat memulai berpikir, membetulkan kesalahannya sendiri, atau melakukan pengolahan yang sifatnya kreatif. Akan tetapi penemuan kesalahan yang sifatnya rutin dapat diprogramkan ke dalam komputer sehingga komputer tersebut dapat memberi peringatan kepada operatornya mengenai kesalahan-kesalahan yang sedang dibuat. Kebanyakan komputer yang dipakai dalam SIM adalah komputer digital, yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan, menggunakan "line printer", mesin ketik (papan ketik), alat membuat lubang kartu atau alat pembuat lubang pita kertas untuk membuat laporan-laporan atau formulir-formulir jenis standar. Komputer analog dipergunakan untuk mengolah data yang sifatnya terus menerus seperti suhu, tekanan udara, informasi mengenai permesinan, dan produksi lainnya.
PERUMUSAN PERMASALAHAN
Dalam penulisan makalah ini, penulis mengangkat permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1. Definisi pembuatan keputusan, jenis-jenis, tingkat pengambilan keputusan, dan cara menganalisis keputusan dalam suatu organisasi.
2. Definisi SIM dan jenis-jenis SIM.
3. Bagaimanakah peranan SIM dalam pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi?
PEMBAHASAN
1. DEFINISI PEMBUATAN KEPUTUSAN, JENIS-JENIS, TINGKAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN MENGANALISIS KEPUTUSAN
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau menyelesaikan konflik (pertentangan). Proses penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur :
(1) Model : Model menunjukkan gambaran suatu rnasalah secara kuantitatif atau kualitatif .
(2) Kriteria: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diamtril. Jika terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan, maka pengambilan keputusan harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi).
(3) Pembatas; Faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam memecahkan masalah pengambilan keputusan. Misalnya dana yang kurang tersedia.
(4) Optimalisasi: Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model), maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini pengambil keputusan siap untuk memilih pemecahan yang terbaik atau yang optimum.
Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan
Masalah dan konflik terdapat di mana-mana. Beberapa di antaranya bersifat sederhana dan deterministik, sedangkan yang lain bersifat sangat kompleks dan probabilistik serta dapat menimbulkan pengaruh yang besar. Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :
(1 ) Pengambilan keputusan terprogram.
(2) Pengambilan keputusan tidak terprogram.
1. Pengambilan keputusan terprogram :
Jenis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan yang besar bagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram di mana saja. Agar pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan otomatik.
Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karena banyak keputusan diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram ini adalah membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting.
2. Pengambilan keputusan tidak terprogram:
menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah'masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses-proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit parameter'parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab m'asalah ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem infofmasi. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan keputusan tidak terprogram dengan baik. Perluasan fasilitas'fasilitas pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan-kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Sangat banyak waktu yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai tinggi pemerintahan, pemimpin-pemimpin perusahaan, administrator sekolah dan manajer organisasi lainnya dalam menjawab masalah dan mengatasi konflik. Ukuran keberhasilan mereka dapat dihubungkan secara langsung kepada mutu informasi yang mendasari tugas ini.
Pandangan terhadap pengambilan keputusan adalah bahwa proses ini merupakan proses penggunaan informasi yang rasional, bukan proses yang emosional, Dalam hal ini, kesukaran-kesukaran dalam pengambilan keputusan dapat dikaitkan kepada:
(a) Informasi yang tidak cukup dan
(b) Maksud dan tujuan yang tidak dispesifikasikan secara jelas.
Pengambil keputusan mempunyai suatu cara untuk dapat memahami informasi yang menentukan efisiensi pengolahan informasinya. Pengetahuan seseorang yang lalu digabungkan dengan kecakapannya mengolah informasi akan menentukan kesanggupannya untuk mengambil keputusan.
Tingkat-Tingkat Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan berkisar dari sangat rutin dan baku (terprogram) sampai kompleks (tidak dapat diprogram). Untuk maksud klasifikasi, maka pada dasarnya ada tiga tingkat pengambilan keputusan.
(1) Pengambilan keputusan tingkat strategis
Pengambilan keputusan strategis dicirikan oleh sejumlah besar ketidak pastian dan berorientasi ke masa depan. Keputusan-keputusan ini menetapkan rencana jangka panjang yang akan mempengaruhi keseluruhan organisasi. Pengambilan keputusan tingkat strategis misalnya perluasan pabrik, penentuan produksi, penggabungan, penggolongan, pengeluaran modal dan sebagainya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa strategi yang diputuskan itu berhubungan dengan perencanaan jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan, pengorganisasian, dan pencapaian keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
(2) Pengambilan keputusan tingkat taktis.
Pengambilan keputusan taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan irfi berhubungan dengan bidang-bidang seperti perumusan anggaran, analisis ariran dana, penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produksi serta penelitian dan pengembangan. Bila pengambilan keputusan strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan yang menyeluruh, pengambilan keputusan taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan pengawasan. Jenis keputusan ini memiliki potensi yang kecil untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram.. Untuk sebagian besar aturan-aturan keputusan dalam pengambilan keputusan taktis tidak tersusun dan tidak dapat dipertanggungjawabkan terhadap kebiasaan sehari-hari dan peraturan yang mengatur sendiri.
(3) Pengambilan keputusan tingkat teknis.
Pada tingkat teknis, standar-standar ditentukandan output bersifat deterministik (sifatnya menentukan). Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses yang dapat menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan dalam cara efektif dan efisien. Tingkat ini lebih ditekankan pada fungsi pengawasan dan sedikit sekali fungsi perencanaan. Pada tingkat ini pengambilan keputusan terprogram dapat dilaksanakan. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan inventaris dan penempatan karyawan.
Suatu tingkat pengambilan keputusan yang berlainan memerlukan jenis informasi yang berbeda pula. Para analis harus menyadari jenis-jenis pengambilan keputusan ini di dalam sistem informasi guna memenuhi keperluan yang berbeda-beda, karena informasi yang akan dihasilkan tergantung kepada keperluan-keperluan ini.
Perlu diperhatikan dan dipahami secara jelas bahwa dalam prakteknya di antara berbagai golongan pangambilan keputusan ini sering batas-batasnya kabur dan malahan sering tumpang tindih. Walaupun garis-garis pemisahnya tidak jelas atau kabur, namun sebagai seorang analis harus menyadari akan adanya jenisjenis pengambilan keputusan ini dan bagaimana sistem informasi dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang berlainan, sebab informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan tergantung kepada kebutuhan-kebutuhan ini.
Dalam banyak organisasi, keputusan-keputusan strategis dan taktis lebih banyak diambil berdasar intuisi, pengalaman dan kemampuan interpretasi, daripada berdasar informasi dari sistem informasi formal.
Dalam lingkup manajemen usaha dan proyek, masalah yang muncul hampir seluruhnya merupakan masalah yang usulan pemecahannya perlu dipertanggungjawabkan, bahkan terkadang seluruh prosesnya perlu diungkapkan untuk dapat diperiksa.
Hal ini menuntut penggunaan pendekatan yang bersifat formil. Sebagai contoh, keputusan suatu perusahaan untuk mengembangkan produk tidaklah dapat dilaksanakan secara intuitif. Seluruh tahapan perlu dipaparkan untuk meyakinkan pemegang saham, direksi, bagian teknik, bagian produksi dan pemasaran bahwa produk baru tersebut dapat dibuat dan memang akan menguntungkan perusahaan. Melalui pendekatan formal semacam ini, maka keputusan tidak saja dibuat akan tetapi diungkapkan pada semua pihak yang berkepentingan, sebagai usaha utama untuk meyakinkan pihak lain. Pendekatan formal ini membutuhkan sistematika yang jelas, masuk akal, seluruh tahapannya mengikuti urutan yang benar dan kesimpulan akhir merupakan hasil yang konsisten dari seluruh proses. Informasi yang disusun secara teratur dan sistematik dan selalu diperbaharui maka ia akan merupakan sarana pengambilan keputusan tidak lain merupakan usaha pentransformasian. Informasi ke dalam bentuk usulan atau alternatif.
Inti dari sistem informasi manajemen adalah penyusunan informasi secara teratur dan sistematik mengikuti struktur organisasi dan digunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen. Dalam lingkup keputusan yang bersifat rutin maka sistem informasi manajemen merupakan alat Bantu yang sangat diperlukan karena informasi yang terolah dengan baik dapat memberi arah pada keputusan yang baik tinggal menambahkan faktor pertimbangan yang perlu dihasilkan oleh pengambil keputusan.
Satu langkah yang lebih kontemporer lagi, adalah dengan memasukkan beberapa aspek dari mekanisme keputusan ke dalam sistem informasi manajemen tersebut, sehingga pengambil keputusan pada dasarnya hanyalah tinggal memilih saja.
Analisis Keputusan:
Sebagian besar keputusan-keputusan yang dibuat dalam hidup kita ini adalah berdasarkan intuisi. Kita mempertimbangkan pilihan-pilihan yang kita hadapi berdasarkan informasi yang telah kita miliki dan sesuai dengan preferensi kita' untuk kemudian dengan proses intuitif dapat menuju suatu tindakan yang mencerminkan keputusan terbaik yang kita pilih.
Ciri utama intuisi yang amat mengganggu kita adalah kenyataan bahwa logika dari intuisi tidak dapat ditelusuri secara rasional. Bila seorang Direktur perusahaan mengambil keputusan berdasarkan intuisi, mungkin ia akan berkata, "saudara-saudara sekalian, saya telah membaca semua laporan yang masuk dan setelah mempertimbangkannya masak-masak, saya kira sebaiknya kita bergabung dengan Perusahaan X". Meskipun mungkin keputusan tersebut merupakan pemikiran yang cemerlang, tetapi kita sama sekali tidak dapat mengevaluasinya. Tak ada jalan atau alat analisis untuk memeriksa langkah demi langkah untuk menentukan apakah keputusan tersebut merupakan suatu konsekuensi logis dari pilihan-pilihan, informasi yang tersedia dan preferensi pengambil keputusan. Semuanya itu hanya berlangsung dalam pikiran si pengambil keputusan saja dan tidak dapat menerangkan secara jelas kepada orang lain. Dalam kehidupan modern, di mana saling ketergantungan antar banyak unsur makin meningkat, maka makin pentinglah bagi seorang untuk dapat menerangkan bagaimana ia dapat sampai pada suatu keputusan. Juga adalah hal yang amat penting untuk dapat mengetahui bagaimana perubahan faktor-faktor yang berpengaruh akan dapat mengakibatkan berubahnya keputusannya yang terdahulu.
Suatu proses pengambilan keputusan yang bukan berdasarkan intuisi, tetapi berdasarkan tahapan-tahapan yang sistematik dalam analisis keputusan ini. Analisis keputusan sebagai suatu prosedur untuk menganalisis suatu persoalan keputusan. Prosedur ini pada dasarnya merupakan suatu cara untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang penting telah benar-benar dilakukan. Sehingga sebagai satu kesatuan yang lengkap, hasil yang diperoleh dapat diyakini kebenarannya. Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa di dalam prosedur keputusan akan terdapat tiga tahapan utama, yaitu
1) Tahap deterministik
Dalam tahap ini perubah-perubah (Variable-variable) yang mempengaruhi keputusan perlu didefinisikan dan disalinghubungkan, perlu dilakukan penetapan nilai, dan selanjutnya tingkat kepentingan perubah diukur tanpa terlebih dahulu memperhatikan unsur ketidakpastiannya;
2) Tahap probabilistik
Ini merupakan tahap penetapan besarnya ketidakpastian yang melingkupi perubah-perubah (variable-variable) yang penting dan menyatakannya dalam bentuk suatu nilai. Dalam tahapan ini juga dilakukan penetapan preferensi atas risiko.
3) Tahap informasional
Intinya adalah meninjau hasil dari dua tahap yang terdahulu guna menentukan nilai ekonomisnya bila kita ingin mengurangi ketidakpastian pada suatu perubah yang dirasakan penting. Dengan demikian dari tahapan ini kita dapat menentukan apakah masih diperlukan pengumpulan informasi tambahan untuk dapat mengurangi kadar ketidakpastian. Bila ternyata kita mendapatkan bahwa nilai informasi lebih kecil dibandingkan dengan ongkos yang dikeluatkan, maka tak perlu kita mencari informasi tambahan, sehingga hasil dari proses pertamalah yang kita jalankan.
Dalam hal yang sebaliknya, informasi baru yang diperoleh mungkin saja akan mengubah model dan nilai kemungkinan untuk perubah-perubah yang penting, dan jelas ini akan mengakibatkan bahwa ketiga langkah tersebut harus diulangi kembali. Prosedur ini dapat diterapkan pada berbagai situasi keputusan seperti pada masalah komersial, yaitu dalam memperkenalkan produk baru atau memperbaharui disain produk lama, dalam bidang militer, untuk pengadaan senjata baru atau menentukan sistem pertahanan yang terbaik dalam menghadapi musuh; juga dalam bidang medis, untuk menentukan prosedur perawatan pasien; dan tak lupa pula dalam masalah sosial, yaitu untuk pengaturan dan pelaksanaan pengadaan fasilitas umum; dan terakhir dalam persoalan pribadi, misalnya dalam pemilihan mobil baru, rumah, pekerjaan yang sesuai atau segala situasi keputusan lainnya dimana dapat diteraphan proses analisis yang logis.
2. DEFINISI SIM DAN JENIS SIM.
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
3. PERAN SIM PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN:
Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan, proses pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan (design), dan pemilihan. Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file komputer maupun non komputer.
Pada tahap pemahaman hubungannya dengan SIM adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan penemuan masalah-masalah.
Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base.
Pada tahap pemilihan, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.
Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik liainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan.
Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, .yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada prosed pemilihan.
Sering orang menyatakan bahwa komputer akan mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat diambil atau dilakukan oleh manusia.
Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi bagian dari suatu pemilihan. Suatu algoritma keputusan, suatu aturan keputusan atau suatu program komputer hanya membantu dengan memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya).
Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat yang hampir sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku untuk fase konversi berikutnya. Sistem informasi mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan.
Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang dapat menimbulkan hal ini adalah:
(a) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi.
(b) Tidak tepatnya analisis sistem
(c) Sindroma komputer yaitu anggapan bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan manajemen.
Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak. Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-perhitungan yang rumit dalam waktu yang singkat.
Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalah-masalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer.
Sebuah organisasi, apalagi organisasi yang besar yang memiliki jaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi, kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan personil yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik.
Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit/satuan/departemen yang ada dalam suatu organisasi, semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Apabila hal itu terjadi, maka akan menimbulkan kesulitan dalam pengambilan keputusan.
PENDAHULUAN
SIM adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan penyebaran informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Sistem yang telah maju tidak hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi juga memberikan bantuan pengambilan keputusan kepada manajemen. Meskipun jarang terjadi, sistem terprogramkan mampu memonitor dan mengarahkan operasi-operasi tertentu tanpa bantuan manusia.
Data SIM terdiri atas data masukan, data operasi, data keluaran, dan sebuah pengaturan umpan balik. Data ini dikirimkan dan diolah oleh suatu unit pengolahan pusat (CPU) di dalam komputer. Arus informasi merupakan catatan secara terus menerus tentang jumlah satuan informasi yang banyak sekali. Agar menjadi efektif, maka SIM harus mendapat data sedekat-dekatnya dengan titik asalnya dan kemudian menyalurkannya ke tempat-tempat pengolah informasi di mana data itu akan digunakan.
Data masukan biasanya terdiri atas unsur-unsur seperti banyaknya bahan mentah, tanggal penyerahan, harga produk, biaya tenaga kerja dan lainlain. Data operasi meliputi unsur-unsur seperti angka produksi, biaya mesin, dan pekerjaan dalam proses. Data keluaran mengandung informasi tentang unsur-unsur seperti barang-barang potongan, tingkat inventaris akhir dan tanggal pengiriman. Data ini disampaikan melalui saluran komunikasi ke unit pengolah yang dalam sistem informasi yang kompleks terdiri atas komputer-komputer elektronik dan perlengkapan-perlengkapan yang berhubungan. Unit masukan pencatat data pada umurnnya terdiri atas pencatatan dengan tangan oleh orang-orang bila dikerjakan secara manual, dan dalam beberapa hal pencatatan data di atas kartu berlubang (punched card) atau pita berlubang (punched tape). Apabila data bergerak menuju ke unit pengolah, maka data tersebut disusun menjadi bentuk-bentuk yang lebih berguna dan menjadi masukan ke dalam proses perencanaan dan pemecahan masalah.
Pengaturan umpan tralik (feedback loop) terdiri atas saluran-saluran informasi yang menyampaikan masukan yang telah diolah. operasi, dan data keluaran kepada langkah-langkah analisis dan keputusan sehingga rencana rencana dan standar-standar dapat dinilai dan petunjuk-petunjuk kontrol dapat disampaikan ke bawah kepada tingkat-tingkat operasi organisasi.
Komputer dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, dan mempunyai sifat seperti kecepatan yang tinggi, ketelitian dan kemampuan menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. Komputer dapat melaksanakan kebanyakan jenis pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan oleh manusia dengan lebih cepat dan dengan kesalahan-kesalahany ang lebih sedikit. Komputer dapat membaca data dari ratusan kartu berlubang dalam waktu yang sangat singkat; menyimpan jutaan sifat atau angka untuk kemudian dapat diperoleh kembali seketika, melaksanakan bermacam-macam perhitungan yang sangat sulit, menulis surat yang telah diprogramkan, membuat gambar, kurva, grafik dan sebagainya. Komputer tidak dapat memulai berpikir, membetulkan kesalahannya sendiri, atau melakukan pengolahan yang sifatnya kreatif. Akan tetapi penemuan kesalahan yang sifatnya rutin dapat diprogramkan ke dalam komputer sehingga komputer tersebut dapat memberi peringatan kepada operatornya mengenai kesalahan-kesalahan yang sedang dibuat. Kebanyakan komputer yang dipakai dalam SIM adalah komputer digital, yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan, menggunakan "line printer", mesin ketik (papan ketik), alat membuat lubang kartu atau alat pembuat lubang pita kertas untuk membuat laporan-laporan atau formulir-formulir jenis standar. Komputer analog dipergunakan untuk mengolah data yang sifatnya terus menerus seperti suhu, tekanan udara, informasi mengenai permesinan, dan produksi lainnya.
PERUMUSAN PERMASALAHAN
Dalam penulisan makalah ini, penulis mengangkat permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1. Definisi pembuatan keputusan, jenis-jenis, tingkat pengambilan keputusan, dan cara menganalisis keputusan dalam suatu organisasi.
2. Definisi SIM dan jenis-jenis SIM.
3. Bagaimanakah peranan SIM dalam pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi?
PEMBAHASAN
1. DEFINISI PEMBUATAN KEPUTUSAN, JENIS-JENIS, TINGKAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN MENGANALISIS KEPUTUSAN
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau menyelesaikan konflik (pertentangan). Proses penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur :
(1) Model : Model menunjukkan gambaran suatu rnasalah secara kuantitatif atau kualitatif .
(2) Kriteria: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diamtril. Jika terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan, maka pengambilan keputusan harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi).
(3) Pembatas; Faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam memecahkan masalah pengambilan keputusan. Misalnya dana yang kurang tersedia.
(4) Optimalisasi: Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model), maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini pengambil keputusan siap untuk memilih pemecahan yang terbaik atau yang optimum.
Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan
Masalah dan konflik terdapat di mana-mana. Beberapa di antaranya bersifat sederhana dan deterministik, sedangkan yang lain bersifat sangat kompleks dan probabilistik serta dapat menimbulkan pengaruh yang besar. Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :
(1 ) Pengambilan keputusan terprogram.
(2) Pengambilan keputusan tidak terprogram.
1. Pengambilan keputusan terprogram :
Jenis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan yang besar bagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram di mana saja. Agar pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan otomatik.
Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karena banyak keputusan diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram ini adalah membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting.
2. Pengambilan keputusan tidak terprogram:
menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah'masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses-proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit parameter'parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab m'asalah ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem infofmasi. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan keputusan tidak terprogram dengan baik. Perluasan fasilitas'fasilitas pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan-kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Sangat banyak waktu yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai tinggi pemerintahan, pemimpin-pemimpin perusahaan, administrator sekolah dan manajer organisasi lainnya dalam menjawab masalah dan mengatasi konflik. Ukuran keberhasilan mereka dapat dihubungkan secara langsung kepada mutu informasi yang mendasari tugas ini.
Pandangan terhadap pengambilan keputusan adalah bahwa proses ini merupakan proses penggunaan informasi yang rasional, bukan proses yang emosional, Dalam hal ini, kesukaran-kesukaran dalam pengambilan keputusan dapat dikaitkan kepada:
(a) Informasi yang tidak cukup dan
(b) Maksud dan tujuan yang tidak dispesifikasikan secara jelas.
Pengambil keputusan mempunyai suatu cara untuk dapat memahami informasi yang menentukan efisiensi pengolahan informasinya. Pengetahuan seseorang yang lalu digabungkan dengan kecakapannya mengolah informasi akan menentukan kesanggupannya untuk mengambil keputusan.
Tingkat-Tingkat Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan berkisar dari sangat rutin dan baku (terprogram) sampai kompleks (tidak dapat diprogram). Untuk maksud klasifikasi, maka pada dasarnya ada tiga tingkat pengambilan keputusan.
(1) Pengambilan keputusan tingkat strategis
Pengambilan keputusan strategis dicirikan oleh sejumlah besar ketidak pastian dan berorientasi ke masa depan. Keputusan-keputusan ini menetapkan rencana jangka panjang yang akan mempengaruhi keseluruhan organisasi. Pengambilan keputusan tingkat strategis misalnya perluasan pabrik, penentuan produksi, penggabungan, penggolongan, pengeluaran modal dan sebagainya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa strategi yang diputuskan itu berhubungan dengan perencanaan jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan, pengorganisasian, dan pencapaian keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
(2) Pengambilan keputusan tingkat taktis.
Pengambilan keputusan taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan irfi berhubungan dengan bidang-bidang seperti perumusan anggaran, analisis ariran dana, penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produksi serta penelitian dan pengembangan. Bila pengambilan keputusan strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan yang menyeluruh, pengambilan keputusan taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan pengawasan. Jenis keputusan ini memiliki potensi yang kecil untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram.. Untuk sebagian besar aturan-aturan keputusan dalam pengambilan keputusan taktis tidak tersusun dan tidak dapat dipertanggungjawabkan terhadap kebiasaan sehari-hari dan peraturan yang mengatur sendiri.
(3) Pengambilan keputusan tingkat teknis.
Pada tingkat teknis, standar-standar ditentukandan output bersifat deterministik (sifatnya menentukan). Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses yang dapat menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan dalam cara efektif dan efisien. Tingkat ini lebih ditekankan pada fungsi pengawasan dan sedikit sekali fungsi perencanaan. Pada tingkat ini pengambilan keputusan terprogram dapat dilaksanakan. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan inventaris dan penempatan karyawan.
Suatu tingkat pengambilan keputusan yang berlainan memerlukan jenis informasi yang berbeda pula. Para analis harus menyadari jenis-jenis pengambilan keputusan ini di dalam sistem informasi guna memenuhi keperluan yang berbeda-beda, karena informasi yang akan dihasilkan tergantung kepada keperluan-keperluan ini.
Perlu diperhatikan dan dipahami secara jelas bahwa dalam prakteknya di antara berbagai golongan pangambilan keputusan ini sering batas-batasnya kabur dan malahan sering tumpang tindih. Walaupun garis-garis pemisahnya tidak jelas atau kabur, namun sebagai seorang analis harus menyadari akan adanya jenisjenis pengambilan keputusan ini dan bagaimana sistem informasi dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang berlainan, sebab informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan tergantung kepada kebutuhan-kebutuhan ini.
Dalam banyak organisasi, keputusan-keputusan strategis dan taktis lebih banyak diambil berdasar intuisi, pengalaman dan kemampuan interpretasi, daripada berdasar informasi dari sistem informasi formal.
Dalam lingkup manajemen usaha dan proyek, masalah yang muncul hampir seluruhnya merupakan masalah yang usulan pemecahannya perlu dipertanggungjawabkan, bahkan terkadang seluruh prosesnya perlu diungkapkan untuk dapat diperiksa.
Hal ini menuntut penggunaan pendekatan yang bersifat formil. Sebagai contoh, keputusan suatu perusahaan untuk mengembangkan produk tidaklah dapat dilaksanakan secara intuitif. Seluruh tahapan perlu dipaparkan untuk meyakinkan pemegang saham, direksi, bagian teknik, bagian produksi dan pemasaran bahwa produk baru tersebut dapat dibuat dan memang akan menguntungkan perusahaan. Melalui pendekatan formal semacam ini, maka keputusan tidak saja dibuat akan tetapi diungkapkan pada semua pihak yang berkepentingan, sebagai usaha utama untuk meyakinkan pihak lain. Pendekatan formal ini membutuhkan sistematika yang jelas, masuk akal, seluruh tahapannya mengikuti urutan yang benar dan kesimpulan akhir merupakan hasil yang konsisten dari seluruh proses. Informasi yang disusun secara teratur dan sistematik dan selalu diperbaharui maka ia akan merupakan sarana pengambilan keputusan tidak lain merupakan usaha pentransformasian. Informasi ke dalam bentuk usulan atau alternatif.
Inti dari sistem informasi manajemen adalah penyusunan informasi secara teratur dan sistematik mengikuti struktur organisasi dan digunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen. Dalam lingkup keputusan yang bersifat rutin maka sistem informasi manajemen merupakan alat Bantu yang sangat diperlukan karena informasi yang terolah dengan baik dapat memberi arah pada keputusan yang baik tinggal menambahkan faktor pertimbangan yang perlu dihasilkan oleh pengambil keputusan.
Satu langkah yang lebih kontemporer lagi, adalah dengan memasukkan beberapa aspek dari mekanisme keputusan ke dalam sistem informasi manajemen tersebut, sehingga pengambil keputusan pada dasarnya hanyalah tinggal memilih saja.
Analisis Keputusan:
Sebagian besar keputusan-keputusan yang dibuat dalam hidup kita ini adalah berdasarkan intuisi. Kita mempertimbangkan pilihan-pilihan yang kita hadapi berdasarkan informasi yang telah kita miliki dan sesuai dengan preferensi kita' untuk kemudian dengan proses intuitif dapat menuju suatu tindakan yang mencerminkan keputusan terbaik yang kita pilih.
Ciri utama intuisi yang amat mengganggu kita adalah kenyataan bahwa logika dari intuisi tidak dapat ditelusuri secara rasional. Bila seorang Direktur perusahaan mengambil keputusan berdasarkan intuisi, mungkin ia akan berkata, "saudara-saudara sekalian, saya telah membaca semua laporan yang masuk dan setelah mempertimbangkannya masak-masak, saya kira sebaiknya kita bergabung dengan Perusahaan X". Meskipun mungkin keputusan tersebut merupakan pemikiran yang cemerlang, tetapi kita sama sekali tidak dapat mengevaluasinya. Tak ada jalan atau alat analisis untuk memeriksa langkah demi langkah untuk menentukan apakah keputusan tersebut merupakan suatu konsekuensi logis dari pilihan-pilihan, informasi yang tersedia dan preferensi pengambil keputusan. Semuanya itu hanya berlangsung dalam pikiran si pengambil keputusan saja dan tidak dapat menerangkan secara jelas kepada orang lain. Dalam kehidupan modern, di mana saling ketergantungan antar banyak unsur makin meningkat, maka makin pentinglah bagi seorang untuk dapat menerangkan bagaimana ia dapat sampai pada suatu keputusan. Juga adalah hal yang amat penting untuk dapat mengetahui bagaimana perubahan faktor-faktor yang berpengaruh akan dapat mengakibatkan berubahnya keputusannya yang terdahulu.
Suatu proses pengambilan keputusan yang bukan berdasarkan intuisi, tetapi berdasarkan tahapan-tahapan yang sistematik dalam analisis keputusan ini. Analisis keputusan sebagai suatu prosedur untuk menganalisis suatu persoalan keputusan. Prosedur ini pada dasarnya merupakan suatu cara untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang penting telah benar-benar dilakukan. Sehingga sebagai satu kesatuan yang lengkap, hasil yang diperoleh dapat diyakini kebenarannya. Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa di dalam prosedur keputusan akan terdapat tiga tahapan utama, yaitu
1) Tahap deterministik
Dalam tahap ini perubah-perubah (Variable-variable) yang mempengaruhi keputusan perlu didefinisikan dan disalinghubungkan, perlu dilakukan penetapan nilai, dan selanjutnya tingkat kepentingan perubah diukur tanpa terlebih dahulu memperhatikan unsur ketidakpastiannya;
2) Tahap probabilistik
Ini merupakan tahap penetapan besarnya ketidakpastian yang melingkupi perubah-perubah (variable-variable) yang penting dan menyatakannya dalam bentuk suatu nilai. Dalam tahapan ini juga dilakukan penetapan preferensi atas risiko.
3) Tahap informasional
Intinya adalah meninjau hasil dari dua tahap yang terdahulu guna menentukan nilai ekonomisnya bila kita ingin mengurangi ketidakpastian pada suatu perubah yang dirasakan penting. Dengan demikian dari tahapan ini kita dapat menentukan apakah masih diperlukan pengumpulan informasi tambahan untuk dapat mengurangi kadar ketidakpastian. Bila ternyata kita mendapatkan bahwa nilai informasi lebih kecil dibandingkan dengan ongkos yang dikeluatkan, maka tak perlu kita mencari informasi tambahan, sehingga hasil dari proses pertamalah yang kita jalankan.
Dalam hal yang sebaliknya, informasi baru yang diperoleh mungkin saja akan mengubah model dan nilai kemungkinan untuk perubah-perubah yang penting, dan jelas ini akan mengakibatkan bahwa ketiga langkah tersebut harus diulangi kembali. Prosedur ini dapat diterapkan pada berbagai situasi keputusan seperti pada masalah komersial, yaitu dalam memperkenalkan produk baru atau memperbaharui disain produk lama, dalam bidang militer, untuk pengadaan senjata baru atau menentukan sistem pertahanan yang terbaik dalam menghadapi musuh; juga dalam bidang medis, untuk menentukan prosedur perawatan pasien; dan tak lupa pula dalam masalah sosial, yaitu untuk pengaturan dan pelaksanaan pengadaan fasilitas umum; dan terakhir dalam persoalan pribadi, misalnya dalam pemilihan mobil baru, rumah, pekerjaan yang sesuai atau segala situasi keputusan lainnya dimana dapat diteraphan proses analisis yang logis.
2. DEFINISI SIM DAN JENIS SIM.
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
3. PERAN SIM PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN:
Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan, proses pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan (design), dan pemilihan. Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file komputer maupun non komputer.
Pada tahap pemahaman hubungannya dengan SIM adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan penemuan masalah-masalah.
Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base.
Pada tahap pemilihan, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.
Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik liainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan.
Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, .yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada prosed pemilihan.
Sering orang menyatakan bahwa komputer akan mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat diambil atau dilakukan oleh manusia.
Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi bagian dari suatu pemilihan. Suatu algoritma keputusan, suatu aturan keputusan atau suatu program komputer hanya membantu dengan memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya).
Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat yang hampir sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku untuk fase konversi berikutnya. Sistem informasi mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan.
Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang dapat menimbulkan hal ini adalah:
(a) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi.
(b) Tidak tepatnya analisis sistem
(c) Sindroma komputer yaitu anggapan bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan manajemen.
Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak. Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-perhitungan yang rumit dalam waktu yang singkat.
Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalah-masalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer.
Sebuah organisasi, apalagi organisasi yang besar yang memiliki jaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi, kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan personil yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik.
Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit/satuan/departemen yang ada dalam suatu organisasi, semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Apabila hal itu terjadi, maka akan menimbulkan kesulitan dalam pengambilan keputusan.
Langganan:
Postingan (Atom)